W wykonaniu ustawy o ochronie osób zgłaszających sygnały lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach (ZZLPSPOIN) w firmie ubezpieczeniowej „Lev Ins” AD utworzono kanał do wewnętrznego zgłaszania sygnałów.
Kanał wewnętrznego zgłaszania sygnałów jest zarządzany w sposób gwarantujący kompletność, integralność i poufność informacji oraz uniemożliwiający dostęp do tych informacji osobom nieuprawnionym.
Za pośrednictwem kanału wewnętrznego zgłaszania sygnałów mogą być zgłaszane sygnały dotyczące naruszeń określonych w art. 3 ZZLPSPOIN przez kategorie osób zgodnie z art. 5 ZZLPSPOIN.
Poufność tożsamości osób zgłaszających sygnały oraz każdej osoby trzeciej wymienionej w sygnale jest chroniona.
Ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej oraz wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio ustalić jej tożsamość, może zostać ujawniona tylko wtedy, gdy jest to konieczne i proporcjonalne do obowiązku nałożonego przez ustawodawstwo bułgarskie lub prawo UE w kontekście dochodzeń prowadzonych przez organy krajowe lub postępowań sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie. O konieczności ujawnienia tożsamości lub informacji osoba zgłaszająca jest powiadamiana na piśmie wraz z uzasadnieniem. Osoba zgłaszająca nie jest powiadamiana, jeżeli zagraża to dochodzeniu lub postępowaniu sądowemu.
Zgłoszenia można składać do wyznaczonych osób odpowiedzialnych zgodnie z ZZLPSPOIN w TU „Lev Ins” AD w następujący sposób:
- Pisemnie pocztą tradycyjną na adres: Sofia, bul. „Simeonovsko shose” 67A;
- Pisemnie pocztą elektroniczną na adres zhalbi@lev-ins.com;
- Pisemnie przez pełnomocnika z wyraźnym pełnomocnictwem w formie pisemnej, które należy dołączyć do zgłoszenia w oryginale;
- Pisemnie lub ustnie podczas osobistego spotkania, na wniosek osoby zgłaszającej;
- Ustnie pod numerem telefonu +359 2 4049 536
W przypadku zgłoszenia pisemnego, zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, adres i numer telefonu zgłaszającego, a także adres e-mail, jeśli taki istnieje; imiona i nazwiska osób, przeciwko którym zgłoszenie jest kierowane, oraz miejsce ich pracy, jeśli zgłoszenie jest kierowane przeciwko konkretnym osobom i są one znane; konkretne dane dotyczące naruszenia lub realnego zagrożenia jego popełnieniem, miejsce i okres popełnienia naruszenia, jeśli takie miało miejsce, opis czynu lub sytuacji i inne okoliczności, o ile są one znane zgłaszającemu; data złożenia zgłoszenia; podpis, podpis elektroniczny lub inna identyfikacja zgłaszającego.
Zgłoszenia pisemne można składać poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia zatwierdzonego w tym celu przez KZLD lub w dowolnej formie.
W przypadku korzystania z formularza zatwierdzonego przez KZLD (dostępnego na stronie internetowej KZLD) osoby zgłaszające wypełniają tylko części I–V włącznie.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przy składaniu pisemnego zgłoszenia, osoba zgłaszająca otrzymuje zawiadomienie o konieczności usunięcia nieprawidłowości w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia. Jeśli nieprawidłowości nie zostaną usunięte w tym terminie, zgłoszenie wraz z załącznikami zostanie zwrócone zgłaszającemu.
Do zgłoszenia można dołączyć wszelkiego rodzaju źródła informacji potwierdzające zawarte w nim twierdzenia i/lub odniesienia do dokumentów, w tym dane osób, które mogłyby potwierdzić zgłoszone informacje lub udzielić dodatkowych informacji.
Każda osoba zgłaszająca otrzyma w ciągu 7 dni potwierdzenie, że zgłoszenie zostało otrzymane.
Nie rozpatruje się zgłoszeń, które nie wchodzą w zakres ZZLPSPOIN i których treść nie daje podstaw do uznania ich za wiarygodne. Zgłoszenia zawierające ewidentnie nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd twierdzenia dotyczące faktów są zwracane zgłaszającemu z zaleceniem poprawienia twierdzeń i informacją o odpowiedzialności, jaką ponosi za oszczerstwo.
Nie wszczyna się postępowania w sprawie anonimowych zgłoszeń i zgłoszeń dotyczących naruszeń, które miały miejsce ponad 2 lata temu.
Dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniach dotyczących naruszeń mają wyłącznie odpowiedni pracownicy TU „Lev Ins” AD odpowiedzialni za rozpatrzenie danego zgłoszenia, z zachowaniem zasady „wiedzy niezbędnej” w ramach wykonywania obowiązków służbowych i/lub konkretnego zadania.
Zgłoszenia są przetwarzane z zachowaniem obowiązku poufności wynikającego z art. 31 i art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych. Nie gromadzi się danych osobowych, które nie mają wyraźnego znaczenia dla rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia, a jeśli zostaną przypadkowo zgromadzone, są one usuwane.
Ochrona na mocy ZZLPSPOIN przysługuje zgłaszającemu od momentu złożenia zgłoszenia, o ile spełnione są warunki określone w art. 6 ustawy.
Centralnym organem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń zgodnie z ustawą ZZLPSPOIN jest Komisja Ochrony Danych Osobowych, adres: 1592 Sofia, bul. „Prof. Tsvetan Lazarov” nr 2, strona internetowa: www.cpdp.bg